Menu Zamknij

Co warto wiedzieć o numerze identyfikacji podatkowej?

O numerze NIP słyszała każda osoba fizyczna, prowadząca działalność gospodarczą, każda osoba prawna czy większość podatników. O tym, czym jest numer NIP, w jaki sposób i w jakim celu jest on nadawany, można dowiedzieć się podczas lektury poniższego tekstu.

Numer NIP — co to jest?

Skrót NIP to Numer Identyfikacji Podatkowej. Numerem NIP nazywany jest dziesięciocyfrowy kod, zakładany w celu identyfikacji podatkowej. Obowiązuje w Polsce od 1996 roku dzięki Ustawie z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników.

Z początku NIP nadawany był przy okazji zakładania działalności gospodarczej, ale również osoby fizyczne bez działalności mogły legitymować się nadanym numerem NIP. Od roku 2011, kiedy miała miejsce nowelizacja przepisów, numer identyfikacji podatkowej nadawany jest jedynie podmiotom gospodarczym. Dzięki ciągowi cyfr, indywidualnego, niepowtarzalnego dla każdego podatnika i przyznawanego raz na cały okres trwania działalności podmiotu organy podatkowe mogą dokładnie odróżnić jednego podatnika od drugiego, zidentyfikować wszelkich inkasentów czy płatników. Dziesięciocyfrowy identyfikator, który potem podatnicy umieszczają we wszelkich fakturach czy innych dokumentach skarbowych, tworzony jest po części losowo, jednak układ poszczególnych cyfr i ich znaczenie nie jest przypadkowe. W numerze NIP zawarte są bowiem konkretne, dokładne informacje, podobnie jak ma to miejsce przy tworzeniu numeru PESEL, który z kolei jest ciągiem cyfr, który identyfikuje konkretne osoby fizyczne. Trzy pierwsze cyfry NIP-u to kod urzędu skarbowego, nadającego NIP. Sześć dalszych cyfr jest losowych, ostatnia zaś to cyfra kontrolna.

ciąg liczb w arkuszu

Cel nadania numeru NIP

Jak już wiemy, numer identyfikacji podatkowej NIP umożliwia urzędom skarbowym (ale nie tylko, bo również np. urzędom celnym) zidentyfikowanie podmiotów gospodarczych. Numer ten, podawany w dokumentach dotyczących zobowiązań podatkowych, porządkuje cały system przypisywania dokumentów i zawartych w nich danych do konkretnego podatnika. Zeznania podatkowe, korekty zeznań, zmiana danych — przy wszelkich tego typu działaniach zawsze niezbędne jest posługiwanie się przez podmiot gospodarczy numerem NIP. Biuro rachunkowe, prowadzące księgowość danego przedsiębiorstwa, zawsze zna numer NIP danej firmy, jak również REGON, które to numery są jednymi z podstawowych danych niezbędnych do prowadzenia rachunkowości. Identyfikacja podatkowa poprzez NIP ułatwia również udział firm w przetargach, przydatna jest podczas starań się przedsiębiorcy o udzielenie kredytu. NIP może nawet pomóc w identyfikacji w środowisku biznesowym między kontrahentami, którzy pragną nawiązać współpracę. Zdarza się, że pod tą samą nazwą funkcjonują odrębne firmy, NIP jednak zawsze będzie indywidualny.

Identyfikator podatkowy musi zawsze znaleźć się na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych i niepodatkowych należności budżetowych. Powinien być też podawany zawsze na żądanie:

  • wszelkich organów administracji rządowej i samorządowej
  • Krajowej Administracji Skarbowej
  • Najwyższej Izby Kontroli
  • banków
  • stron czynności cywilnoprawnych

Kogo obowiązuje identyfikacja podatkowa?

Numer identyfikacji podatkowej powinny mieć nadane:

  1. Osoby fizyczne prowadzące własną działalność gospodarczą.
  2. Osoby fizyczne nie będące przedsiębiorcami, jednak objęte obowiązkiem odprowadzania podatku VAT (podatnicy podatku od towarów i usług)
  3. Wszelkie osoby prawne, takie jak stowarzyszenia, fundacje, spółki akcyjne itd.
  4. Jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (spółki jawne, partnerskie, komandytowe itd.)
  5. Osoby wykonujące nieewidencjonowaną działalność.
  6. Płatnicy składek ubezpieczeniowych.
  7. Osoby, których nie obejmuje ewidencja PESEL, ale poprzez określone ustawy uznawane są za podatników.

NIP-u nie nadaje się osobom fizycznym, które objęte są numerem PESEL, nie prowadzą działalności gospodarczej, nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT, nie są płatnikami podatków ani składek ZUS. Wszyscy pozostali podatnicy, płatnicy podatków oraz płatnicy składek ubezpieczeniowych, powinni mieć nadany numer NIP.

W jaki sposób uzyskać ma numer identyfikacji podatkowej osoba fizyczna prowadząca działalność?

W przypadku składania przez osobę fizyczną wniosku o wpis jednoosobowej działalności gospodarczej do CEIDG NIP zostaje przypisany na podstawie wypełnienia formularza NIP-7, który trafia automatycznie do naczelnika urzędu skarbowego, właściwego dla miejsca zamieszkania podatnika. Innymi słowy, zgłoszenie stanowiące podstawę nadania NIP złożone zostaje wówczas w ramach samego wniosku o wpis CEIDG-1. Wniosek złożony może być online, potrzebny jest wówczas kwalifikowany podpis elektroniczny, profil zaufany ePUAP albo wykorzystanie w tym celu bankowości elektronicznej. Formularz można też złożyć osobiście lub wysłać listem poleconym.

kubek z kawą przy zeznaniu podatkowym

W pozostałych przypadkach, czyli np. gdy osoba fizyczna prowadzi działalność nierejestrowaną, niepodlegającą zatem wpisowi do CEIDG bądź jest podatnikiem VAT, NIP uzyskuje się na podstawie zgłoszenia identyfikacyjnego NIP-7 i samodzielnego dostarczenia go do urzędu skarbowego.

Uzyskanie NIP w przypadku jednostek prawnych

Jednostki prawne mogą uzyskać numer NIP za pośrednictwem Krajowego Rejestru

Sądowego. Przykładem takich podmiotów są spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne bądź komandytowe. Sąd Rejestrowy, po uzyskaniu wniosku rejestracyjnego i dokonaniu wpisu, przekazuje konieczne dane do Centralnego Rejestru Podmiotów Krajowej Ewidencji Podatników (CRP KEP) oraz krajowego rejestru REGON. CRP KEP przesyła je zaś do ZUS-u. Nadanie NIP następuje niezwłocznie po zamieszczeniu w CRP CEP danych z KRS, co potwierdza ujawnienie numeru NIP w KRS. Podmioty gospodarcze zobowiązane są złożyć formularz NIP-8, którego wypełnienie dostarczy urzędowi danych uzupełniających.

W przypadku, gdy NIP uzyskać chce np. spółka cywilna, czyli prowadzona jest działalność niedefiniowana jako osobowość prawna ani jednostka organizacyjna, nie podlegająca też wpisowi do KRS, to zgłoszenie o NIP musi być złożone w urzędzie skarbowym. Potwierdzenie nadania NIP-u wydawane jest wówczas w ciągu kilku dni.

 

Naczelnik urzędu skarbowego może jednak odmówić nadania NIP. Dzieje się tak wówczas, gdy:

  • nie ma możliwości potwierdzenia tożsamości lub istnienia danego podmiotu gospodarczego
  • kiedy zgłoszenie identyfikacyjne nie spełnia wymogów określonych prawem
  • jeśli o nadanie NIP występują podatnicy do tego nieupoważnieni, czyli np. nieprowadzący działalności gospodarczej ani nie są zarejestrowani jako podatnicy VAT

Urzędowe unieważnienie nadanego NIP-u może być też konsekwencją błędnego nadania NIP-u, jeśli taki numer już został wcześniej nadany lub jeśli został nadany na podstawie fałszywych danych. W przypadku, kiedy podatnik posługuje się fikcyjnymi danymi adresowymi siedziby swojej firmy, numer NIP może zostać uchylony.

Jak sprawdzić NIP?

Sprawdzenie NIP umożliwia specjalna, rządowa wyszukiwarka NIP w Sieci. Na stronie internetowej Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej wystarczy podać takie dane firmy jak jej nazwa, adres czy REGON, by uzyskać pozostałe dane, w tym numer NIP. W przypadku firm czy podmiotów zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym konieczne jest skorzystanie z wyszukiwarki znajdującej się na oficjalnej stronie KRS. Z kolei zagraniczne podmioty sprawdzić można albo w rejestrze kraju, w których zostały zarejestrowane, albo — w przypadku firm z terenu Unii Europejskiej – na stronie Komisji Europejskiej w tzw. VAT Information Exchange System – VIES.