Każdy przedsiębiorca, osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą, ale też każdy podatnik, zobowiązani są do opłacania należnych podatków. Wymiar tych podatków określony jest w przepisach i interesie podatnika leży kierowanie się nimi podczas prowadzenia rozliczeń, tak, aby wszelkie opłaty i zobowiązania finansowe realizowane były zgodnie z obowiązującym prawem podatkowym. Niekiedy jednak do rozliczeń, zeznań podatkowych czy wysokości kwot należnych podatków wkradają się błędy i konieczne jest ustalenie faktyczne wymiaru podatku. Pomóc w tym może postępowanie podatkowe.
W jakim celu rozpoczyna się postępowanie podatkowe?
Ustalenie wymiaru podatku to główny cel, w jakim rozpoczyna się postępowanie podatkowe, którego zasady określa Ordynacja Podatkowa. Powody, dla których w ogóle następuje konieczność wszczęcie postępowania podatkowego (czyli m.in. ustalania wysokości podatku), mogą być różne. Częstym motywem jest tutaj stwierdzenie różnego rodzaju nieprawidłowości w ramach rozliczenia podatkowego, które mogą być wykryte podczas kontroli podatkowej lub na innym gruncie uzyskania wiedzy organu podatkowego o nieprawidłowościach. Wśród przykładów nieprawidłowości, które mogą skutkować rozpoczęciem postępowania z urzędu, to na przykład nieścisłości w zeznaniu podatkowym spowodowane skorzystaniem przez podatnika z ulgi, która mu nie przysługuje. Przykładem rozpoczęcia postępowania na wniosek podatnika to często stwierdzenie nadpłaty podatku. Organy podatkowe mają za zadanie ustalić stan faktyczny sprawy, a dzieje się to dzięki przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego.
Kto prowadzi postępowanie podatkowe?
Rozpoczęcie postępowania podatkowego inicjowane może być zarówno przez odpowiedni urząd, co poprzedzone jest wydaniem w tej sprawie postanowienia, jak i samego podatnika — wtedy wymagane jest doręczenie do organu podatkowego stosownego żądania. Zdarza się, że postępowanie wszczęte na żądanie strony dotyczy nie jednego podatnika, a wielu stron. Wówczas wszystkie pozostałe strony w sprawie zostają powiadomienie o wszczęciu działań. Same zaś czynności postępowania podatkowego prowadzi organ podatkowy, który jest właściwy dla rozliczania podatku w chwili rozpoczęcia tego postępowania i będzie on do końca je prowadził, nawet jeśli w czasie trwania czynności wyjaśniających nastąpią zdarzenia, które teoretycznie mogłyby spowodować zmianę organu właściwego. Organ podatkowy odpowiedzialny za prowadzenie postępowania to na przykład:
- naczelnik urzędy skarbowego
- naczelnik urzędy celnego
- wójt, burmistrz, prezydent miasta, starosta, marszałek województwa itd.
W każdym przypadku będzie to organ podatkowy pierwszej instancji.
W szczególnych sytuacjach, czyli np. takich, gdzie może być wydana decyzja z zastosowaniem art. 119a Unikanie Opodatkowania, postępowanie wszczyna lub przejmuje Szef Krajowej Administracji Skarbowej.
Jak powinien wyglądać przebieg postępowania podatkowego?
Przebieg postępowania podatkowego powinien być zgodny z poniższymi zasadami:
- Praworządność i zaufanie
Reguła praworządności i zasada zaufania do organów podatkowych powinny być nadrzędnymi kwestiami stawianymi na pierwszym miejscu zawsze, kiedy trwa postępowanie wyjaśniające. Stosowanie obu tych zasad oznacza, po pierwsze, że wszystkie działania znajdują oparcie w prawie, a co za tym idzie, dowolność w działaniach urzędników czy pracowników administracji skarbowej jest niedopuszczalna. Nic co wiąże się z postępowaniem nie może wynikać z osobistych pobudek, lecz musi znajdować potwierdzenie w przepisach. Po drugie zaś, postępowanie wyjaśniające prowadzone jest w sposób, który budzi zaufanie do bezstronnych organów podatkowych, a wszelkie wątpliwości co do treści przepisów prawa podatkowego rozstrzygane są na korzyść podatnika. Ten zaś ma prawo do wszelkich informacji i wyjaśnień, których potrzeba uzyskania zrodzi się w czasie trwania postępowania.
2. Czynny udział w postępowaniu
Każda ze stron postępowania powinna mieć prawo do czynnego w nim udziału. Oznacza to, że jeśli dojdzie do wydania decyzji, czyli swoistego werdyktu po przeprowadzeniu całego procesu postępowania, każda ze stron powinna mieć możliwość zajęcia stanowiska i wypowiedzenia się w kwestii zebranych dowodów. Od tej zasady istnieją wprawdzie pewne wyjątki, na przykład, kiedy sprawa dotyczy zastawu skarbowego, jednak oprócz tych sytuacji szczególnych, w obowiązku organów podatkowych leży zapewnienie stronom w pełni czynnego udziału na każdym etapie postępowania. Warto wiedzieć jednakże, że w odróżnieniu od niektórych postępowań sądowych, jawność postępowania podatkowego dotyczy wyłącznie stron postępowania — nie będzie ono jawne dla osób trzecich.
3. Szybkość i prostota
Prowadzona sprawa powinna być wyjaśniana wnikliwie, ale też możliwie jak najszybciej i środkami jak najprostszymi. Niektóre sprawy wymagają czasochłonnego zbierania dowodów lub nawet przesłuchania świadków czy zaciągnięcia opinii biegłego, jednak jeśli nie jest to konieczne, przyjmuje się, że postępowanie powinno być załatwiane niemalże niezwłocznie. W przypadku, kiedy sprawa toczy się przewlekle, możliwe jest skierowanie ponaglenia do wyższego stopniem organu podatkowego lub nawet, w ostateczności, do Ministra Finansów. Ogólna zasada mówi o tym, że załatwienie sprawy wymagającej przeprowadzenia postępowania dowodowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowanej — nie później niż w ciągu 2 miesięcy od dnia wszczęcia postępowania, chyba że przepisy niniejszej ustawy stanowią inaczej. (Art. 139 o.p.)
Czy osobiste uczestnictwo w postępowaniu jest konieczne?
Wyżej wspomniano o czynnym udziale w postępowaniu. Nie musi być ono jednak osobiste. Podatnik może ustanowić w pełnomocnika — osobę fizyczną o pełnej zdolności do czynności prawnych. Pełnomocnictwo musi określać jasno swój zakres i powinno być udzielone na piśmie, w formie dokumentu elektronicznego bądź zgłoszone ustnie do protokołu.
Akta sprawy w postępowaniu podatkowym
Jeśli chodzi o akta sprawy postępowania podatkowego, podatnik ma prawo do wglądu w nie. Może przejrzeć akta każdego z etapów postępowania. Czynności postępowania, które mają istotne znacznie dla rozstrzygnięcia sprawy, np. wyniki przesłuchań bądź oględzin, organy podatkowe zapisują w formie protokołów. Podatnik ma również prawo do sporządzenia kopii lub odpisu akt. Możliwość wglądu do akt ma swoje uzasadnienie nie tylko pod względem zasad Ordynacji Podatkowej, które zakładają czynny udział podatnika w postępowaniu, ale też ze względu na późniejsze wydanie decyzji w sprawie. Przed jej wydaniem bowiem wyznacza się podatnikowi termin 7 dni na zajęcie stanowiska i wypowiedzenie się w sprawie zebranego materiału dowodowego. Bez poznania tego materiału podatnik nie mógłby skorzystać z możliwości odniesienia się do zebranych dowodów.
Decyzja i zakończenie postępowania
Rezultat postępowania ogłaszany jest w formie decyzji. Decyzja wydana w pierwszej instancji może zostać zaskarżona, czyli podatnik ma prawo wnieść odwołanie do organu drugiej instancji w terminie 14 dni. Organ odwoławczy wydaje zaś decyzję ostateczną.
Pamiętać należy, że decyzja ostateczna wcale nie musi być rozstrzygnięta na korzyść lub niekorzyść podatnika. Dzieje się tak w przypadku wydania decyzji o umorzeniu postępowania. Umorzenie możliwe jest np. z powodu przedawnienia sprawy. Organ może wydać również decyzję o umorzeniu postępowania np. z powodu przedawnienia sprawy.