Uproszczona księgowość – na czym polega i dla kogo jest przewidziana?
Każdy przedsiębiorca zobowiązany jest przez prawo do cyklicznego rozliczania się z przepływów finansowych. Zasady prowadzenia ewidencji przychodów i rozchodów mogą opierać się na tak zwanej pełnej księgowości lub księgowości uproszczonej. Choć duże firmy nie mają dylematu dotyczącego wyboru odpowiedniej formy rozliczenia, gdyż zobligowane są do pełnej księgowości, to właściciele małych i średnich firm mogą zastanowić się nad formą najlepszej dla nich księgowości. Poniżej przedstawiamy zbiór informacji na temat tego, na czym polega uproszczona księgowość i dla kogo jest ona przewidziana.
Czym jest księgowość uproszczona?
Księgowość uproszczona jest najłatwiejszym sposobem rozliczania się z urzędem skarbowym w przypadku prowadzenia firmy. Mogą z niej korzystać tylko te podmioty, których roczne przychody mieszczą się w limicie 2 mln euro (kiedy przychody przekraczają tę sumę, firma zobligowana jest do tego, aby prowadzić pełną księgowość).
Wyróżnia się trzy formy rozliczenia, które są podstawami księgowości uproszczonej:
- Podatkowa księga przychodów i rozchodów. Dotyczy sytuacji, kiedy mamy do czynienia z opodatkowaniem według zasad ogólnych lub podatkiem liniowym. Jeśli przedsiębiorca wie, że to właśnie z takiego rozliczenia będzie korzystał, pamiętać musi, że podatkowej księgi przychodów i rozchodów nie wolno lekceważyć – powinna być założona już z pierwszym dniem prowadzenia działalności gospodarczej albo 1. stycznia roku podatkowego, a zawarte w niej dane należy przechowywać i zabezpieczyć na okres przynajmniej 5 lat, licząc od końca roku, w którym złożona została deklaracja podatkowa za rok poprzedzający. Podatkowa księga przychodów i rozchodów może być prowadzona w formie elektronicznej.
- Ewidencja przychodów. Konieczna jest wtedy, kiedy w grę wchodzi opodatkowanie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Ryczałt ewidencjonowany to inaczej podatek od przychodu, tym samym nie daje możliwości pomniejszania podatku o koszty jego uzyskania, niemniej bywa korzystny z powodu niskiej stawki samego opodatkowania. Z tej formy mogą skorzystać przedsiębiorcy prowadzący działalność gospodarczą w formie indywidualnej lub spółki osobowej. Ewidencję prowadzi się na podstawie wielu dokumentów księgowych, między innymi zestawienia faktur albo raportów z kasy fiskalnej – w cyklach dobowych bądź miesięcznych. Ewidencję z powodzeniem można prowadzić w formie elektronicznej, choć na koniec każdego miesiąca należy sporządzić wydruk i rozliczyć się z niego.
- Karta podatkowa. To forma prowadzenia księgowości uproszczonej, z której nie wszyscy mogą skorzystać, adresowana jest bowiem do tylko niektórych podmiotów gospodarczych. Korzystają z niej najmniejsi podatnicy, prowadzący działalność w ściśle określonym zakresie usługowym lub wytwórczo-usługowym. Stawka podatku jest tutaj uzależniona od takich czynników jak wielkość miejscowości, w której prowadzona jest działalność czy liczba zatrudnionych w firmie pracowników.
Jakie dodatkowe dane mogą okazać się ważne dla urzędu skarbowego?
Oprócz księgi przychodów i rozchodów, ewidencji przychodów czy karty podatkowej, w szczególnych przypadkach konieczne jest prowadzenie dodatkowej ewidencji:
- Jeśli przedsiębiorca jest płatnikiem VAT – konieczna jest ewidencja zakupu i sprzedaży VAT
- Jeśli w związku z działalnością gospodarczą wykorzystuje się prywatny samochód – ewidencja przebiegu pojazdów
- Gdy wartość wyposażenia firmowego przewyższa sumę 1500 zł – ewidencja wyposażenia
- Ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych oraz prawnych – gdy ich zakup przekroczy wartość 10 000 zł
Kto może rozliczać się za pomocą księgowości uproszczonej?
Jeśli przychody za poprzedni rok obrotowy nie przekraczają 2 mln euro, księgowość uproszczona dotyczyć może takich osób prawnych jak:
- spółki cywilne osób fizycznych,
- spółki jawne osób fizycznych,
- spółki partnerskie,
- spółki socjalne,
- a także osoby fizyczne
Uproszczona księgowość nie wymaga, jak to dzieje się w przypadku księgowości pełnej, prowadzenia ksiąg głównych, pomocniczych, dzienników, sprawozdań. W wielu przypadkach jest dla podatnika przyjaźniejsza. Zawsze jednak istnieje możliwość wsparcia podatnika ze strony biura rachunkowego – takie działanie daje pewność co do prawidłowego przebiegu rozliczeń.