Prowadzenie działalności gospodarczej, między innymi wprowadzanie do obrotu towarów lub wykonywanie usług, często wiąże się jednocześnie z takimi czynnościami jak wystawianie faktur, dokumentów, rachunków, a w konsekwencji również sporządzaniem odpowiednich deklaracji podatkowych. Wszelkie działania w ramach rozliczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej nazywa się zwyczajowo księgowaniem. Przedsiębiorca może prowadzić księgowość samodzielnie lub zatrudnić biuro rachunkowe. Dzięki sumiennemu prowadzeniu księgowości nie tylko zwiększa się kontrolę nad finansami firmy, podejmując tym samym korzystniejsze decyzje biznesowe, ale przede wszystkim czuwa się nad poprawnością wszelkich rozliczeń. Jeśli bowiem w ramach kontroli skarbowej odpowiedni organ wykryje błędy księgowe, może nałożyć sankcję administracyjno skarbowe. Co zatem może grozić za błędnie prowadzoną księgowość i kto za te błędy odpowiada?
Czynności sprawdzające i kontrole podatkowe
Czynności sprawdzające to inaczej wszelkie działania, które prowadzą do weryfikacji formalnej poprawności składanych dokumentów i sprawdzenia ich zgodności ze stanem faktycznym. Dotyczą w głównej mierze błędów w deklaracjach podatkowych. Jeśli okaże się, że deklaracje te zawierają błędy lub pomyłki, organ podatkowy może w szczególnych sytuacjach samodzielnie skorygować deklarację, jednak najczęściej zwraca się do podatnika o skorygowanie i złożenie wyjaśnień w ściśle wyznaczonym terminie. W wyniku prowadzenia czynności sprawdzających może dojść np. do wydłużenia terminu należnego zwrotu podatku.
Kontrole podatkowe zaś nie ograniczają się jedynie do wezwania podatnika do złożenia wyjaśnień czy korekty zeznania. Mogą uruchomić cały proces polegający między innymi na:
- legitymowaniu osób, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli
- żądaniu okazania majątku podlegającego kontroli w celu dokonania jego oględzin,
- żądaniu udostępniania akt, ksiąg, dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz do sporządzania z nich np. kopii
- zabezpieczaniu dowodów i przesłuchiwaniu świadków
Kontrola podatkowa może zakończyć się postępowaniem podatkowym.
Postępowanie podatkowe i jego konsekwencje
Jednym z najczęstszych powodów postępowania podatkowego są nieprawidłowości w rozliczeniu podatkowym. Jeśli np. uzyskanie przychodów było w danym roku podatkowym większe niż te zadeklarowane lub nastąpiło przekroczenie limitu ulg czy odliczeń, podatnik będzie zobowiązany do wyjaśnień. Postępowanie podatkowe kończy się wydaniem decyzji dwóch instancji — decyzja wydana w pierwszej instancji może być zaskarżona, a więc istnieje możliwość, aby się od niej jeszcze odwoływać. Ostateczna decyzja wydawana jest przez organ odwoławczy. Konsekwencje postępowania podatkowego mogą mieć charakter sankcji pieniężnej lub karnej odpowiedzialności skarbowej.
Rodzaj błędu a konsekwencje
Jeżeli błędy dotyczą błahych pomyłek, takich jak nieumyślne złe wpisanie daty, brak podpisu itp., organ podatkowy zwykle nie nakłada na podatnika surowych kar. Inaczej ma się rzecz w przypadku wykroczeń skarbowych oraz przestępstw skarbowych. Wykroczeniem skarbowym jest czyn zabroniony przez KKS pod groźbą kary grzywny, jeżeli kwota uszczuplonej lub narażonej na uszczuplenie należności publicznoprawnej albo wartość przedmiotu czynu nie przekracza pięciokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia w czasie jego popełnienia. W roku 2022 wykroczeniem skarbowym byłyby zatem przewinienia, skarbowe, które skutkowałyby uszczupleniem należności publicznoprawnej do 15.050 zł, a powyżej tej kwoty do czynienia mielibyśmy z przestępstwem skarbowym.
Kara grzywny za wykroczenie skarbowe jest określana kwotowo i może być wymierzona od jednej dziesiątej do dwudziestokrotnej wysokości minimalnego wynagrodzenia, chyba że kodeks stanowi inaczej. Natomiast za przestępstwo skarbowe grozi kara grzywny mierzona w stawce nie niższej niż 1/30 części minimalnego wynagrodzenia i nie wyższej niż czterystukrotność tej części – w praktyce więc w roku 2022 byłoby to od około 1003 zł do aż 28.000.000 zł
Katalog kar za przestępstwa skarbowe obejmuje również kary ograniczenia lub pozbawienia wolności. Wymierzane są one jednak bardzo rzadko, zwykle w przypadku kiedy kara pieniężna byłaby niecelowa lub w przypadku wielokrotnego i umyślnego przestępstwa popełnianego na znaczną skalę.
Błędy w JPK – kara pieniężna
Od roku 2020, kiedy to wprowadzono Jednolity Plik Kontrolny (JPK), przedsiębiorcy zobowiązani są do prowadzenia księgowości zgodnie z nowymi wymogami prawnymi. Wprowadzenie nowelizacji wpłynęło zaś na zasady dotyczące postępowania w razie popełnienia błędów w JPK. Błędy te pojawiają się niekiedy zarówno w części dokumentu związanego z ewidencją, a więc w wykazie faktur zakupów i sprzedaży, jak i w części deklaracji. Jeżeli przedsiębiorca zauważy błędy w wysłanym już uprzednio dokumencie, powinien jak najszybciej i bez zwłoki dokonać korekty. W przeciwnym razie liczyć musi się z wezwaniem do organu podatkowego. Wówczas poproszony będzie o wyjaśnienia i/lub złożenie korekty. Jeśli tego nie zrobi lub złoży wyjaśnienie albo korektę po upływie terminu 14 dni, otrzyma karę pieniężną w wysokości 500 zł za każdy wykazany błąd, który uniemożliwił prawidłową weryfikację transakcji zawartych w pliku.
Odszkodowanie za błędy
W Ordynacji podatkowej, czyli ustawie regulującej kwestie prawa podatkowego, postępowania podatkowego, kwestii organów podatkowych oraz prawa karno skarbowego
postępowanie podatkowe, kwestie organów podatkowych oraz prawo karne skarbowe wyczytać można w art. 26, że za zobowiązania podatkowe całym swoim majątkiem odpowiada podatnik. Oznacza to, że odpowiedzialność za błędy rachunkowe podatnik ten ponosi nawet w sytuacji, kiedy prowadzenie ksiąg rachunkowych zlecił stronie trzeciej, czyli nie prowadził rachunkowości samodzielnie, lecz zajmowało się tym biuro księgowe. Podatnik nie uniknie więc stawienia czoła konsekwencjom nieprawidłowego prowadzenia rachunkowości. Niemniej, art. 77 pkt 1. Ustawy o rachunkowości oraz art. 9 § 2 Kodeksu karnego skarbowego wskazują na dodatkową odpowiedzialność biura rachunkowego. W tym pierwszym przypadku chodzi o podleganie grzywnie i/lub karze pozbawienia wolności dla tego, kto prowadzi księgi rachunkowe wbrew przepisom ustawy bądź podaje w nich nierzetelne dane. Kodeks karny skarbowy zaś przewiduje konsekwencje za błędy w księgowości dla biura rachunkowego z tytułu usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych na podstawie umowy z podatnikiem. Otrzymujemy więc następujący obraz sytuacji: za skutki błędów w księgowości zawsze odpowiedzialność bierze podatnik, jednak konsekwencje karne mogą ponosić również biura rachunkowe. Z tego powodu współpraca między podatnikiem a biurem księgowym powinna być ścisła — podatnik zobowiązany jest do podawania zawsze prawdziwych i zgodnych ze stanem faktycznym danych, biura zaś, pracując na rzetelnych informacjach są w stanie uniknąć ewentualnych błędów. W razie zaś, gdyby doszło do popełnienia istotnego błędu, obowiązkowe ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej, które na mocy prawa posiadać powinno każde biuro księgowe, zapewnia możliwość ubiegania się przez podatnika o odszkodowanie, które zostaje pokryte przez zakład ubezpieczeniowy.