Czym jest krajowy system e-faktur?

Przedsiębiorcy, w konsekwencji wykonywania przez siebie swojej działalności, czy to sprzedaży produktów, czy świadczenia usług, zobligowani są do wystawiania faktur VAT. Wystawianie faktur jest dla nich niemal rutynowa czynność. Kwota VAT, widniejąca na fakturze nie stanowi zysku przedsiębiorcy, lecz jest wpłacana do urzędu skarbowego. Krajowy System e-Faktur zaś to nowe rozwiązanie, które w założeniu uszczelnić ma system podatkowego i pomóc w przyspieszeniu komunikacji podatników i administracji.

Co to jest KSeF?

KSeF to skrót od Krajowego Systemu e-Faktur. Z punktu widzenia podatnika jest on centralną bazą faktur. Z punktu technicznego zaś, stanowi system teleinformatyczny, który administruje Krajowa Administracja Skarbowa. System ten działa dzięki wsparciu zintegrowanego z nim oprogramowania finansowo-księgowego i służy do tego, aby podatnicy mogli wystawiać i otrzymywać faktury elektroniczne ustrukturyzowane. Faktury w KSeF muszą być zgodne z pewnym standardem, dlatego system weryfikuje, czy rzeczywiście dokument wystawiony jest poprawnie, a jeśli tak, nadaje mu unikalny numer. Przedsiębiorca, który wystawił fakturę, otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (tzw. UPO). Odbiorca dokumentu zaś również dostaje do niej dostęp — anonimowy, dzięki podaniu konkretnych danych lub dostęp po uwierzytelnieniu w KSeF.

Nowy typ faktury

Wspomniano wyżej, że faktury muszą być zgodne z pewnym standardem. Jest to niezwykle ważne, ponieważ KSeF dotyczy nowego typu dokumentów — faktur ustrukturyzowanych, które funkcjonują w obrocie gospodarczym od roku 2022 i są efektem zmian podatkowych, określanych mianem pakietu SLIM VAT 2. W konsekwencji, aż do roku 2023 funkcjonować będą obok faktur papierowych oraz faktur elektronicznych. Faktura ustrukturyzowana nie jest więc tożsama z fakturą elektroniczną, która może mieć format .JPG czy .PDF. Dokument ustrukturyzowany jest w wersji elektronicznej, ale musi mieć format .XML i być zgodny ze strukturą opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) nazywaną strukturą logiczną e-Faktury FA.

Faktura ustrukturyzowana:

• jest dokumentem elektronicznym wystawionym w KSeF
• posiada numer identyfikacyjny nadany przed KSeF
• wystawiona jest wg określonej struktury w pliku .XML
• pobrana może być tylko z bazy centralnej KSeF.

W jakim celu powstaje Krajowy System e-Faktur?

Ministerstwo Finansów argumentuje, że KSeF, oprócz przeciwdziałania nieprawidłowościom podatkowym, ma być ułatwieniem zarówno dla podatników, jak i organów skarbowych. Dzięki temu, że faktury tworzone będą według jednolitego wzoru, zminimalizuje się ryzyko błędnego wystawiania dokumentów. Fakt, że dokument od razu po wystawieniu trafia do kontrahenta, ma też przyspieszyć obrót między przedsiębiorcami.

Nie bez znaczenia są też dodatkowe korzyści korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

Należą do nich między innymi:

1. Szybszy zwrot VAT. Termin zwrotu VAT skrócić może się aż o 20 dni, czyli z 60 na 40.
2. Mniej danych do przesłania. Podatnik korzystający z KSeF nie będzie musiał przesyłać pliku kontrolnego dla faktur na żądanie Urzędu Skarbowego, ponieważ te dane będą dostępne w Systemie.
3. Mniej dokumentów do przechowywania. E-faktury wystawione przez KSeF dostępne są przez dekadę. Wiąże się to też z bezpieczeństwem dokumentów — faktury pozostaną w bazie danych, przez co spada ryzyko ich zaginięcia czy zniszczenia, nie będzie tym samym konieczności wydawania duplikatów.

Od kiedy obowiązkowy KSeF?

Faktury ustrukturyzowane i związane z nimi korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur w roku 2022 jest dobrowolne. Wystawca faktury ma prawo skorzystać z KSeF, jednak z racji tego, że otrzymywanie dokumentu ustrukturyzowanego wymaga akceptacji odbiorcy, wystawiający powinien, jeśli takiej zgody nie uzyskał, udostępniać fakturę w tradycyjny sposób, czyli wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne PDF. Jednak wraz z początkiem kwietnia 2023 roku, na mocy pozytywnej decyzji Komisji Europejskiej, wprowadzony zostanie powszechne fakturowanie elektroniczne z wykorzystaniem KSeF. Trwają obecnie prace, których celem jest całkowite wdrożenie Systemu — szacuje się, że udoskonalenia pozwolą na pełne korzystanie z KSeF od 1 kwietnia 2023 roku.

Co zrobić, by móc korzystać z obowiązkowego Systemu faktur ustrukturyzowanych?

Przedsiębiorcy, którzy samodzielnie dokonują fakturowania, korzystając z własnego systemu do księgowania, powinni przystosować go do połączenia z KSeF. Aby bez przeszkód korzystać z Systemu, konieczne jest uwierzytelnienie. Możliwe sposoby uwierzytelnienia to:

• kwalifikowany podpis elektroniczny lub pieczęć elektroniczna
• zaufany podpis
• token generowany przez KSeF
• zgłoszenie danych do naczelnika US zgodnie ze wzorem z rozporządzenia (dotyczy podpisów elektronicznych bez numerów NIP/PESEL).

Nie bez znaczenia jest też skonfigurowanie automatycznej dekretacji faktur.

Faktury ustrukturyzowane można będzie wystawiać z wykorzystaniem darmowych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów bądź też przy użyciu programów Komercyjnych, zintegrowanych z KSeF.

Podatnicy, którzy chcą uzyskać więcej informacji na temat KSeF, mogą udać się do biur rachunkowych oraz kancelarii podatkowych, gdzie eksperci krok po kroku wyjaśnią najbardziej palące kwestie i pomogą w okiełznaniu zmian w wystawianiu faktur, które prawdopodobnie będą czekały każdego przedsiębiorcę. Najwięcej pracy będą mieli zdecydowani ci podatnicy, którzy dotąd nie digitalizowali swoich dokumentów. Cyfryzacja wkracza na coraz to większe obszary naszego życia, w tym również w obszary księgowo-podatkowe.