Na czym polega pełna księgowość? Kto powinien ją prowadzić?
Obowiązek ewidencjonowania operacji gospodarczych swojej firmy dotyczy każdego przedsiębiorcy. Podatnik jest do tego zobowiązany prawnie. Sposób prowadzenia księgowości może jednak być dwojaki. Mowa tu albo o tak zwanej pełnej księgowości, albo o uproszczonej księgowości. Poniżej skupimy się na aspektach prowadzenia księgowości pełnej.
Czym jest pełna księgowość?
Pełną księgowością jest bardzo dokładne prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, które dotyczyły firmy w danym okresie. Stanowi tym samym niezmiernie szczegółowy, ale też trudny sposób rozliczania przychodów całego przedsiębiorstwa. Pełna księgowość drobiazgowo odzwierciedla firmową sytuacją finansową oraz aktywność danego przedsiębiorstwa. W ramach pełnej księgowości rejestrowane są wszystkie zdarzenia, które mają związek z funkcjonowaniem działalności gospodarczych – wszystko musi być odpowiednio zewidencjonowane – zarówno wpływy, jak i wydatki w okresie rozliczeniowym, majątek firmowy a także źródła jego finansowania.
W jakim celu wprowadzono tak szczegółowe rozliczanie przedsiębiorstw?
- Szczegółowa ewidencja firmowa nakreśla przejrzysty obraz sytuacji finansowej danej firmy, co ważne jest z punktu widzenia kontroli organów państwowych, (np. urzędu skarbowego) które czuwają nad praworządnością przedsiębiorstw.
- Jest potwierdzeniem finansowej rzetelności firmy dla innych podmiotów, jak udziałowcy czy inwestorzy. Przejrzystość korzystnie wpływa na budowanie dobrego imienia marki i wzbudza zaufanie u przyszłych klientów – zarówno partnerów biznesowych, jak i klientów indywidualnych.
- Jest wskazówką dla osób decyzyjnych w przedsiębiorstwie, które dzięki ewidencji mogą analizować np. źródła wysokich dochodów generujące najniższe koszty ich pozyskania, czy też kwestię skali wynagrodzenia pracowników względem innych parametrów. Szczegółowa ewidencja pozwala na optymalne zaplanowanie wydatków i przyszłych inwestycji, a także uzyskanie przejrzystego obrazu sytuacji podatkowej firmy.
Jaki akt prawny zobowiązuje do prowadzenia sprawozdań finansowych?
Podmioty mające obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych określa ustawa o rachunkowości (stan prawny na dzień 15.09.2021) z 29 września 1994 r. (Dz.U.2021.0.217 t.j.) Spisane są w niej zasady rachunkowości oraz zasady wykonywania działalności w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Którzy przedsiębiorcy zobligowani są do prowadzenia pełnej księgowości?
Grupę takich przedsiębiorców stanowią:
- osoby fizyczne
- spółki cywilne osób fizycznych
- spółki jawne osób fizycznych
- spółki partnerskie
z zastrzeżeniem, że ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wynosiły co najmniej 2 mln euro (albo równowartość tej kwoty w walucie polskiej).
Kolejna grupa to spółki kapitałowe prawa handlowego:
- spółki akcyjne
- spółki z ograniczoną odpowiedzialnością
Pełna księgowość dotyczy też spółek osobowych prawa handlowego, a więc są to:
- spółki komandytowe
- spółki komandytowo-akcyjne
Kiedy przedsiębiorca powinien przejść z prowadzenia księgowości uproszczonej na pełną?
Jeżeli do tej pory przedsiębiorca prowadził uproszczoną księgowość, zobowiązany jest przejść na pełne księgi rachunkowe jeżeli zdecydował się przekształcić działalność w spółkę, dla której prowadzenie pełnych ksiąg jest obowiązkowe. Takie przekształcenie skutkuje oczywista zmianą prowadzenia ksiąg rachunkowych. Ponadto przekroczenie progu 2 mln euro netto uzyskanych przychodów, o jakich mowa wyżej, również jest przesłanką do tego, aby obowiązki w stosunku do ewidencjonowania operacji gospodarczych firmy został zwiększone.
Co wchodzi w skład ksiąg rachunkowych?
Na księgi rachunkowe, w których ujmowane są wszystkie operacje gospodarcze, składają się:
- dzienniki – w nich zapisuje się chronologicznie wszystkie wykonane operacje finansowe
- księga główna oraz księgi pomocnicze
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych
- inwentarz składników aktywów i pasywów, który sporządzany jest na dzień zamknięcia ksiąg
- sprawozdania finansowe, w tym:
- bilans
- rachunek zysków i strat
- wszelkie dodatkowe objaśnienia
Jak pełna księgowość przyczynia się do lepszego zarządzania firmą?
Choć księgi rachunkowe są niezwykle rozbudowaną wersją rozliczeń firmowych i niektórych przedsiębiorców napawają obawą przed tym, że nie podołają tak specjalistycznym wymogom księgowym, pomoc biur rachunkowych w tym zakresie okazuje się furtką dla lepszego zarządzania przedsiębiorstwem. Zwykła księga przychodów i rozchodów w tym przypadku nie umywa się do prowadzonej księgowości pełnej, która pozwala szybko dostrzec ewentualne niepokojące tendencje (lub przeciwnie, wykazać, że dane kroki biznesowe były w perspektywie czasu dla przedsiębiorstwa owocne). Wnioski ze sprawozdań finansowych mogą dać zielone światło właścicielom firm do dalszej ekspansji rynkowej lub zwrócić uwagę na konieczność ostrożnego przyjrzenia się ruchom biznesowym – być może niektóre zobowiązania nie zostały zrealizowane, podczas gdy inne okazały się dobrą decyzją, którą warto powtórzyć. Być może poprawić trzeba terminowość regulowania faktur, wstrzymać planowane podwyżki wynagrodzeń ze względu na wysoki koszt utrzymania kadry albo odwrócić niekorzystne skutki pewnych działań.
Prowadzenie pełnej księgowości, niezależnie od tego, czy dotyczy osoby fizycznej, spółki cywilnej czy też ogromnej korporacji, będącej spółką akcyjną, zawsze wyróżnia się drobiazgowością i transparentnością. Z jednej strony taka szczegółowość może odstraszać przedsiębiorców. Z drugiej zaś, z pomocą biura rachunkowego prowadzenie pełnej księgowości staje się płynne, a jednocześnie potrafi ułatwić podjęcie wielu decyzji biznesowych.