Czym należy się kierować wybierając biuro rachunkowe?

Biuro rachunkowe, świadczące usługi obsługi księgowej, to spore ułatwienie w prowadzeniu księgowości. Z pomocy biur korzystają nie tylko małe i duże firmy, ale też klienci indywidualni. Jednak wybór odpowiedniego biura nie jest sprawą prostą. Wynika to z dylematów, które przedstawione zostały poniżej. Zebraliśmy także wytyczne, jakimi warto kierować się przy wyborze biura rachunkowego.

Czy kompetencje księgowego muszą być potwierdzone prawnie?

Formalnie takie kompetencje nie muszą być potwierdzone, jednak mając na uwadze wagę powierzanych spraw, warto wybierać księgowego, który swoją wiedzę jest w stanie udokumentować. Do roku 2014 zajmowanie niektórych stanowisk wymagało spełnienia ścisłych wymogów formalnych. Z tego względu świadczenie usługi jaką jest prowadzenie księgowości w biurze rachunkowym możliwe było tylko przez te osoby, które pozytywnie zdały egzamin uprawniający ich do posługiwania się zdobytym w ten sposób certyfikatem. Samo dopuszczenie do egzaminu również obwarowane było wieloma wymogami – np. koniecznością odbycia odpowiednich praktyk bądź, w niektórych przypadkach, posiadaniem wyższego wykształcenia kierunkowego. Jednak w roku 2014 nastąpiła nowelizacja przepisów – deregulacja wielu zawodów, w tym właśnie zawodu księgowego. Oznacza to, w wielkim skrócie, że czynności z zakresu prowadzenia ksiąg rachunkowych wykonywać może każda osoba posiadająca pełną zdolność do czynności prawnych, ubezpieczona od odpowiedzialności cywilnej oraz niekarana pod względem określonego katalogu przestępstw. Osoba, która prowadzi biuro rachunkowe nie musi więc, z prawnego punktu widzenia posiadać żadnego potwierdzenia swoich kwalifikacji. Warto jednak zwrócić uwagę, iż posiadanie certyfikatu znacznie wpływa na wiarygodność osoby, której powierzane są sprawy księgowe.

Dlaczego należy pytać księgowego o ubezpieczenie OC?

Prowadzenie biur księgowych bez ubezpieczenia OC nie tylko jest nielegalne, ale grozi poważnymi konsekwencjami dla samych księgowych, jak również nie jest atrakcyjne z punktu widzenia Klienta. Dlaczego? Nawet dobre biuro z ogromnym doświadczeniem, prowadząc obsługę wielu klientów może popełnić błąd – błędy wpisane są w ludzką naturę. Błędy mogą być drobne, wymagające jedynie korekty wysłanej do urzędu skarbowego, inne zaś mogą narazić Klienta na straty. Gdyby tak się stało, dzięki posiadanemu przez biuro księgowe ubezpieczeniu Klient może starać się o odszkodowanie. Innymi słowy – ubezpieczenie chroni pieniądze Klienta i gwarantuje, że odszkodowanie za ewentualne zaniedbania realnie trafi do kieszeni poszkodowanego.

Zakres działalności biura – jakiej obsługi oczekujemy?

Wybierając odpowiednie biuro rachunkowe warto też zdecydować się na takie, które wyjdzie naprzeciw wszystkim oczekiwaniom. Co to oznacza? Nie wszystkie biura księgowe zajmują się pełnym zakresem księgowości. Zależy to od właściciela biura i gałęzi, w której jego kompetencje są najmocniejsze – i często to właśnie ten obszar księgowości jest przez danego księgowego “obsługiwany”. Jedni stawiają na obsługę kadrowo-płacową, inni na prowadzenie ewidencji ryczałtowych, a najlepsze biura oferują Klientom wsparcie nawet na samym początku prowadzenia działalności gospodarczej, kiedy przedsiębiorcy dopiero zakładają własne firmy. Księgowi wspomagają wówczas młodych przedsiębiorców przy rejestracji firmy – zarówno działalności gospodarczej, jak i wszelkiego rodzaju spółek – cywilnych, osobowych, partnerskich handlowych etc. Dokonując zatem wyboru biura rachunkowego uwagę zwrócić warto na profil działalności i rodzaj oferowanych usług księgowych. Z oczywistych względów biura z najszerszą ofertą to największa szansa na to, że oczekiwania Klienta spotkają się ze zrozumieniem.

Wybór biura rachunkowego powinien być dobrze przemyślany. Na elementy dobrego biura składa się nie tylko optymalna cena usług. Ważne są odpowiednie kompetencje pracowników – a w te możemy zawierzyć na słowo lub też poprosić o numer świadectwa kwalifikacyjnego wydanego przez Ministra Finansów – niewątpliwie będzie to ogromnym atutem. Warto też wybierać biura o co najmniej kilkuletnim doświadczeniu zawodowym. Tym, co chroni finansowo zarówno księgowego jak i jego Klienta jest ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej. Jeśli dane biuro nie może pochwalić się posiadaniem takiej polisy, w ogóle nie powinniśmy rozważać korzystania z jego usług. Nie zapominajmy też, że biuro rachunkowe obejmuje ochrona danych osobowych – dyskrecja i poufność to cechy, którymi powinien charakteryzować się dobry księgowy.